Quand on commence à utiliser les événements dans MyClub, une autre notion peut sembler un peu mystérieuse : les ressources.

Après les types d'événements et leurs attributs, pourquoi faut-il encore parler de ressources ?

Parce qu'un événement ne se contente pas d'avoir un nom, une date et un lieu. Il peut aussi avoir besoin de personnes, de matériel, de boissons, de nourriture, d'une autorisation ou de bien d'autres choses.

MyClub permet de décrire ces besoins.

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Un événement, c'est aussi une liste de besoins

Prenons un exemple très simple.

Une association organise une sortie.

Pour cette sortie, elle peut avoir besoin :

• d'un ou plusieurs accompagnateurs ;
• de matériel ;
• de boissons ;
• de nourriture ;
• de participants ;
• d'une autorisation...

Ces éléments sont des ressources.

MyClub permet de définir les ressources dont l'association dispose habituellement, puis de les associer aux événements qui en ont besoin.

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Les ressources sont classées par types

Pour faciliter leur organisation, les ressources sont regroupées en types de besoins.

On peut par exemple avoir :

• Action : réservation d'une salle, demande d'autorisation...
• Boisson : eau, café, thé, jus de fruit...
• Intervenant : animateur, encadrant, responsable...
• Matériel : table, chaise, sono, vidéoprojecteur...
• Nourriture : apéritif, dessert, fromage...
• Participant : compétiteur, juge, supporter...

Ce ne sont que des exemples.

Chaque association peut créer les types et les ressources qui correspondent à son fonctionnement.

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Une ressource est quelque chose de concret

Dans le type Boisson, on pourra par exemple définir :

• Eau
• Café
• Thé
• Jus de fruit

Dans un type Matériel :

• Tables
• Chaises
• Sono
• Vidéoprojecteur

Dans un type Intervenant :

• Animateur
• Arbitre
• Responsable

L'objectif n'est pas de créer une liste exhaustive de tout ce que possède l'association.

Il s'agit plutôt de définir les ressources dont elle a régulièrement besoin pour organiser ses événements.

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Et les participants dans tout cela ?

Certaines ressources peuvent dépendre du nombre de participants.

Prenons une manifestation accueillant 50 personnes.

Il peut être utile de prévoir :

• 50 gobelets ;
• une certaine quantité de boisson ;
• plusieurs tables ;
• un nombre adapté d'accompagnateurs.

D'autres besoins sont au contraire indépendants du nombre de participants.

Par exemple :

• une salle ;
• un vidéoprojecteur ;
• une autorisation ;
• une sono.

MyClub permet donc d'indiquer si une ressource est en fonction du nombre de participants.

Les ressources sont "apportées" par les participants

Chaque participant à un événement avec ressource, peut préciser ce qu'il va fournir, par exemple :

• Covoiturage : le participant vient avec sa voiture et indique qu'il y a 5 places 

Pour chaque événement, MyClub fait le decompte, entre les besoins de l'événements vs les apports des participants

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💡 En résumé

Quand vous configurez les événements de votre association, posez-vous maintenant quatre questions :

📅 Qu'est-ce que c'est ? → le type d'événement

👥 Pour qui ? → le groupe, les membres, les personnes invitées ou le public

🏷️ Qu'est-ce qui le caractérise ? → les attributs

🧰 De quoi avons-nous besoin ? → les ressources

Les ressources permettent ainsi de passer de la simple description d'un événement à sa préparation concrète.

Et là encore, il n'est pas nécessaire de tout prévoir dès le départ : commencez par les besoins les plus courants de votre association et enrichissez votre catalogue au fur et à mesure.